Processus de désignation des experts

L’agence a défini et met en œuvre une procédure de choix des experts afin de pouvoir disposer d’une large palette de compétences pour remplir ses missions. Cette procédure repose sur la constitution d’une liste des experts dont les compétences ont déjà été mises au service de l’agence. Conformément au principe de transparence de l’AERES, cette liste, accompagnée des CV, est publiée sur le site Internet de l'agence et renforce la crédibilité des évaluations en permettant à tous d’apprécier la qualité des experts intervenus.

Constitution du vivier des experts potentiels

Les textes prévoient que l’agence recueille des propositions d’experts de la part :

• 1. des membres du conseil et des directeurs des sections
• 2. des présidents ou directeurs des établissements et organismes de recherche, des établissements d'enseignement supérieur et de recherche, des établissements et des fondations de coopération scientifique ainsi que de l'agence nationale de la recherche
• 3. des présidents des instances d'évaluation dont l’agence est chargée de valider les procédures.

Dès son installation en 2007, l’agence a consulté l’ensemble des parties concernées pour recueillir leurs propositions. La jouvence de ce vivier est assurée en continu par les directeurs de section et par les institutions et instances de proposition périodiquement sollicitées.Afin d’ouvrir plus largement ce vivier, notamment aux étrangers, l’AERES sollicite les agences d’évaluation étrangères et a, en 2010, ouvert une possibilité de candidater à l’expertise via son site Internet. A ce jour, le vivier des experts potentiels compte un peu plus de 10 000 noms.

Critères d’inscription sur la liste des experts

Après la participation à une première évaluation, l’expert est référencé sur « la liste des experts inscrits ». Cette procédure n’est cependant pas automatique. A l’issue de chaque campagne d’évaluation, les sections font le point sur les interventions des experts nouvellement mobilisés et proposent au président de l’agence leur inscription pour 4 ans sur la liste des experts, à l’exception de ceux qui n’auraient pas respecté :

• les règles de déontologie de l’agence et en particulier celles relatives :
  - au respect des personnes
  - au conflit ou à la proximité d’intérêts
  - à la confidentialité de l’évaluation
• le respect des procédures mises en place par l’AERES, notamment :
  - la présence effective aux différentes réunions du comité
  - les modalités de rédaction des rapports
  - la qualité de l’argumentation et de la rédaction du projet de rapport (ou de la contribution au projet de rapport)
  - la remise dans les délais du projet de rapport (ou de la contribution au projet rapport)
  - l’utilisation des outils collaboratifs de l’agence
  - les règles administratives en vigueur à l’agence

Les propositions faites par les sections sont harmonisées par la commission d’inscription (président, directeurs, secrétaire générale, conseiller juridique) et validées en dernier ressort par le président. L’inscription sur la liste est valable 4 ans. Toutefois, au cours de cette période, la même procédure peut être utilisée pour retirer un expert de la liste en cas de manquement aux règles énoncées ci-dessus.

Modalité de composition d’un comité d’expert

L’agence veille à ce que ses comités soient constitués dans le respect des principes d’indépendance, d’équité de traitement des entités évaluées et de collégialité. Les délégués scientifiques, sous l’autorité du directeur de section, composent les comités d’experts en veillant à l’équilibre des profils, désignent un président et consultent l’entité évaluée afin de recueillir ses observations sur d'éventuels conflits d'intérêts.

La taille et la composition du comité d’experts varient en fonction de la nature de l’évaluation :

• 6 à 10 pour une évaluation d’établissement ; le comité comprend systématiquement un étudiant s’il s’agit d’un établissement de formation
• 8 en moyenne pour la section des unités de recherche. Pour cette section, il a été prévu réglementairement que chaque comité d'experts comprenne un représentant proposé par l'instance d'évaluation des personnels de chaque établissement dont relève l'unité évaluée (CNU, CoNRS, commissions spécialisées de l’INSERM …)
• 4 en moyenne pour les écoles doctorales
• pour les licences, le comité regroupe l’ensemble des experts évaluant l’offre d’un même site géographique à raison d’un expert par domaine de formation
• pour les masters, il est constitué quatre comités par site géographique, sciences et technologies, sciences de la vie de la santé et de l’écologie, sciences sociales et humanités et droit/ économie /gestion à raison de deux experts par mention de master

La composition du comité est indiquée dans chaque rapport d’évaluation. Pour les licences et masters, il est indiqué l’ensemble des experts d’une même campagne d’évaluation, tous comités confondus.