Secrétariat – Assistance de direction

Au sein du secrétariat du Président, de la Secrétaire générale et de l’équipe de direction le/la secrétaire /assistant(e) aura en charge, les tâches suivantes :
- Gérer et traiter les informations orales en français et en anglais (téléphone ...).
- Gérer et traiter les informations écrites (courrier, messagerie, ..) à l’arrivée et au départ.
- Tenir les agendas et gérer les rendez-vous.
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs et personnels.
- Préparer la rédaction de courriers officiels.
- Saisir, mettre en forme, éditer des documents (courrier, rapports, publications,
supports …)
- Mettre à jour des fichiers de données.
- Organiser la logistique de réunions, ateliers, etc.
- Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers
- Classer et archiver les documents.
- Diffuser des informations internes et externes.
- Préparer et gérer les missions, déplacements et états de frais

Qualités requises

• Sens de la discrétion.
• Connaître les techniques et outils de secrétariat.
• Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et appels téléphoniques
• Savoir gérer un système de classement.
• Etre capable de rédiger des courriers et documents administratifs simples.
• Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en oeuvre de logiciels bureautiques courants (traitement de texte : Word, tableur : Excel) et spécialisés (Powerpoint, Access)
• Qualités de rigueur et d’organisation, goût pour le travail en équipe.
• Aisance relationnelle.Connaissance de l’anglais (oral et frappe a minima).