Foire aux questions

Oui, ils doivent déposer le dossier d’évaluation intitulé « Structure fédérative de recherche » qui rassemble à la fois le résultat et l’auto-évaluation ainsi que les perspectives scientifiques de l’entité.

Non, les plans pluri-formations n'entrent pas dans le cadre de l’évaluation de l’agence.

Non, mais les Unités de Service et de Recherche (USR) sont quant à elles évaluées.

Il est souhaitable de mener l'auto-analyse aux niveaux de l'équipe et de l'unité car celle de l'équipe peut alimenter celle de l'unité.

Du 1er janvier 2008 au 30 juin 2013, soit 5 ans et demi.

Tous les faits marquants depuis le 1er janvier 2008 sont à prendre en compte.

Ce sont tous les partenariats vivants pendant la période de référence.

Oui, il convient de les insérer dans les effectifs si un accord officiel existe entre les deux établissements en question.

Les années de référence sont celles où ces ressources sont disponibles (ouverture des crédits). Les montants à faire figurer sont ceux qui correspondent à l'exécution effective de projets de l'unité et non pas à des crédits d'opérations plus larges gérées par l'unité ou sa tutelle (exemple : colloque international, programme International de Coopération Scientifique...).

Cette part est de 50%. Si l’enseignant-chercheur bénéficie d’une décharge d’enseignement, le pourcentage pourra être supérieur.

Il n'existe pas de définition officielle. Le comité scientifique doit être international, le congrès doit s'afficher comme tel, la proportion des intervenants et participants internationaux doit être significative.

Le référentiel n’est pas un code. Il n’y a pas de prescription en la matière. L’établissement est libre de la présentation de son rapport d’autoévaluation.

Les informations utiles sont fournies dans le document « Guide pratique de transmission des informations à l’AERES» prochainement disponible sur le site internet de l'AERES (lien à venir).

Il n’y a pas de bon calendrier. Tout dépend de l’établissement, de son expérience par rapport à ce type de démarche et de l’existence d’une démarche interne d’amélioration continue. Toutefois, ce travail ne peut raisonnablement s’inscrire dans un calendrier inférieur à 6 mois.

Oui, d’une manière ou d’une autre il convient d’associer tous les personnels et les étudiants. Toutefois, la mobilisation varie selon les personnels, les fonctions considérées ou les rôles qui leur sont confiés dans la démarche. Il convient de noter qu’une même personne peut être mobilisée à la fois sur les trois volets de l’évaluation (formation, recherche et établissement) compte tenu de ses fonctions.

Une soixantaine de pages semble le format adapté. Il peut être accompagné d’annexes techniques.

Il est possible d'adresser toute question à l'adresse générique suivante : section1@aeres-evaluation.fr ou par le biais de la fiche contact du site internet de l'agence.

Par ailleurs, des interlocuteurs privilégiés de l’établissement, des binômes AERES dédiés, composés d’un délégué scientifique (DS) et d’un chargé de projet (CP), appelés « binômes de site » seront identifiés au cours du printemps 2013. Ces sites correspondent en règle générale au périmètre des PRES.

Liste des binômes contacts : (mise à jour ultérieurement).

Ce calendrier est en général connu après la rentrée, vers le mois d’octobre de l’année précédent l’évaluation pour les établissements d’enseignement supérieur. S’agissant des organismes de recherche, il s’agit de calendrier ad hoc.

La préparation s’effectue de manière progressive avec l’appui du binôme de site, identifié au sein de la section des établissements de l’agence. Elle est rythmée par des rencontres/échanges qui permettent en premier lieu de déterminer en commun le créneau de la visite. Une rencontre d’information entre l’AERES et l’équipe de direction de l’établissement est désormais organisée très en amont de la visite. Les informations relatives à la composition du comité d’experts sont transmises par courrier. La communication progressive d’éléments de planning vise également à permettre d’organiser suffisamment tôt les auditions des interlocuteurs extérieurs (partenaires de l’établissement, représentants des collectivités locales…). Pour mémoire, plus d’une centaine d’interlocuteurs peut être auditionnée dans le cadre de l’évaluation d’une université.

Si les échanges sur le planning ont lieu assez tôt entre le chargé de projet AERES et l’établissement, une première version du planning de la visite est en général transmise 2 à 3 semaines avant la visite.

Un courrier spécifique de l’AERES fournit ces informations avant l’été. La visite du comité d’experts de la section des établissements de l’agence se déroule dans un lieu unique, la plupart du temps dans les locaux de la direction ou de la présidence de l’établissement. De la même manière (sauf cas exceptionnel), aucune visite n’est organisée sur des sites périphériques ou délocalisés.

L’organisation des entretiens - soit en formation plénière, soit en formation restreinte dits « ateliers » - exige la mise à disposition de locaux de taille adaptée. Les ateliers pouvant se tenir simultanément, il convient de mettre à disposition du comité d’experts plusieurs salles à proximité immédiate les unes des autres. De même, il est souhaitable de réserver une salle de réunion, dédiée au seul comité, équipée d’au moins un ordinateur avec un accès à Internet (wifi) et d’une ligne téléphonique.

C’est l’établissement évalué qui se charge de contacter les interlocuteurs souhaités (y compris ceux extérieurs à l’établissement) et de prendre en charge leurs déplacements.

Tout au long du processus les experts sont susceptibles de demander à l’établissement des documents complémentaires au dossier par l’intermédiaire des correspondants de l’AERES. Pendant la visite, les interlocuteurs rencontrés par les experts peuvent également leur transmettre tout document utile. A ce titre, les experts sont soumis à des règles de stricte confidentialité et de secret professionnel.

Il est entendu en tout début de visite puis, seul, à la fin au cours d’une dernière réunion en formation plénière afin qu’il puisse répondre à d’ultimes questions.

Ces échanges ont lieu uniquement pendant les entretiens inscrits au planning de la visite. En tout état de cause, les experts et l’établissement n’ont pas de contact direct entre eux en dehors de la visite.

Il s’agit d’entretiens spécifiques pilotés par un expert choisi parmi les experts des comités licence, master ou licence professionnelle. Ces entretiens visent à apprécier :

• les conditions de mise en œuvre des formations ;
• la réalité des procédures d’évaluation et de suivi des formations ;
• la démarche qualité pédagogique.

Dès lors, sont rencontrés le VP CEVU, des responsables des services supports en charge de l’insertion professionnelle des étudiants (BAIP, OVE, …) et des équipes porteuses des domaines dentifiés en fonction des questionnements issus des évaluations.

Non. L’évaluation menée par l’AERES donne lieu à la production d’un rapport à partir des contributions écrites des experts. Le rapport est la seule forme de restitution.

Le rapport est transmis à l’établissement dans une version provisoire sur laquelle il peut réagir et demander la correction d’éventuelles erreurs factuelles, de même que des erreurs de compréhension, des omissions, ou encore des formulations impropres. Après accord du président du comité sur leur prise en compte dans le rapport, il est transmis à l’établissement dans sa version définitive. C’est à partir de cette version que le président/directeur de l’établissement est invité à formuler ses observations. Celles-ci sont ensuite annexées au rapport.

Les recommandations ne sont pas des prescriptions. Les établissements sont libres de leur appréciation et de leur mise en œuvre. En revanche, le comité a toute légitimité à s’interroger sur les réponses données par l’établissement. Mais en aucun cas il ne s’agit de vérification par le comité.

Il faut distinguer les délais de transmission du rapport à l’établissement de ceux, plus longs, de publication sur le site internet de l’AERES. Les rapports sont publiés dans des délais de 4 à 6 mois environ après la visite du comité d’experts.

A la rentrée 2013, un binôme DS/CP sera dédié exclusivement à chaque établissement. Il formera l’équipe référente au sein de l’agence pendant toute la durée de l’évaluation, et ce jusqu’à la remise du rapport définitif.

De la même façon, il est suggéré aux établissements d’identifier assez tôt une à deux personnes qui sera/seront le(s) interlocutrice(s) privilégiée(s) du binôme AERES tout au long de la procédure, notamment au moment de la préparation du planning de la visite. Le profil de responsable politique (type vice-président) et de cadre administratif de haut niveau est souhaitable.

Il s’agit bien de listes prévisionnelles. La liste définitive sera à déposer au 15 octobre avec le document de politique en matière de formation.

Dans ce cas, il convient d’indiquer le nouveau libellé dans la colonne 3 et l’ancien dans la colonne commentaire.

Les demandes de création de formation sont instruites par la direction générale de l'enseignement supérieur et l’insertion professionnelle (DGESIP). Des modèles de dossiers sont à télécharger sur la plateforme PELICAN.

Les dossiers de création « ex-nihilo » ne doivent être utilisés que pour des formations qui n’ont jamais existé sous quelque forme que ce soit et pour lesquelles il n’est pas possible à l’établissement de fournir des éléments, même partiels, de bilan.

Pour les masters, la demande de création d’une nouvelle spécialité doit être présentée dans le dossier de renouvellement de la mention dans laquelle elle s’inscrit. Elle sera évaluée par l’AERES.

Une restructuration même importante, par regroupement ou éclatement de mentions et /ou de spécialités, doit être considérée comme une formation en renouvellement, dont le bilan est de nature à permettre l’évaluation sous sa nouvelle configuration.

OUI, l’évaluation portant sur l’ensemble de l’offre de formation, l’organigramme doit être complet en y incluant les créations.

L’ADD (ou supplément au diplôme) est un document joint à un diplôme d'études supérieures propre à chaque étudiant selon les spécificités de son cursus. Elle vise à faciliter la reconnaissance académique, professionnelle et internationale des qualifications acquises durant une formation. Elle s’attache à décrire de manière précise et personnalisée le cursus universitaire et les compétences acquises.

La fiche RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) est un document qui a pour objectif de proposer, à tout public, une description du contenu des certifications existantes, notamment des diplômes universitaires. La description attendue renseigne, par exemple, sur les emplois ou les compétences professionnelles ciblés et les conditions d’accès à cette mention.

Les informations utiles sont fournies dans le document « Guide pratique de transmission des informations à l’AERES» disponible sur prochainement sur le site internet de l’AERES (lien à venir).

Il s’agit d’un diplôme bi- ou multilingue, multi-sceaux ; l'établissement français d'enseignement supérieur délivre un diplôme bi- ou multilingue revêtu pour sa partie française de l'ensemble des visas réglementaires et du contreseing du recteur d'académie.

(Source : Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche – Circulaire n°2011-0009 du 11/05/2011)

Le « double diplôme » correspond à la délivrance simultanée, pour chaque État, de son diplôme national selon son propre format.

(Source : Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche – Circulaire n°2011-0009 du 11/05/2011)

Un « diplôme délocalisé » permet à un étudiant étranger d’obtenir un diplôme français en effectuant la totalité de son cursus hors du territoire français.

OUI : il a été décidé de maintenir un modèle national pour cadrer le dossier d’évaluation des licences professionnelles.

> Télécharger le document « Evaluation de l'offre licence professionnelle en renouvellement et plan du dossier »

En licence professionnelle, un parcours est une combinaison d’unités d’enseignement qui donne une coloration particulière à la formation.

OUI : le bilan doit porter sur l’ensemble de la formation.

NON : L’évaluation est toujours contextualisée. Néanmoins, un taux supérieur à 20% et régulier dans le temps peut conduire les experts à s’interroger sur cette particularité et ses justifications.

Il convient d’indiquer la date d’ouverture initiale de la formation et d’en compléter précisément l’historique ; y compris lorsqu’elle a été ouverte comme spécialité d’une mention, conformément à l’ancienne réglementation, puis habilitée comme spécialité autonome et enfin restructurée avec changement de nom lors de la dernière campagne.

OUI : les experts s’assurent de la conformité du projet pédagogique au regard de la réglementation. Dans les cas où une dérogation (par exemple sur la durée des stages et sur la durée de la formation) aurait été accordée par le ministère lors de l’habilitation, il conviendrait que toutes les informations utiles soient présentées dans le dossier.

NON : le principe est d’établir une fiche par diplôme, celle-ci précisant les compétences propres à chacun des parcours.

OUI : la fiche doit exprimer la nouvelle réalité. Au-delà des éventuelles modifications d’ordre réglementaire, il est essentiel de compléter la fiche dans sa dimension « métier », en cohérence avec l’évolution du diplôme délivré.

OUI, si ces fiches apportent des compléments d’information par rapport aux tableaux d’indicateurs figurant dans le dossier de présentation de la spécialité. Attention toutefois à la taille des fichiers (éviter logos ou images).

Si une évolution significative de la spécialité conduit à développer de nouveaux partenariats, cela peut s’envisager, du moins si le courrier précise bien la nature du partenariat. Attention toutefois à la taille des fichiers (éviter logos ou images).

NON : la liste des entreprises concernées par les conventions de stage avec leurs coordonnées, intégrée au dossier de présentation, est suffisante.

Il est possible de créer des spécialités en licence, mais uniquement dans trois ensembles disciplinaires : en langues, en lettres et en Sciences et Techniques des Activités Physiques et Sportives (STAPS).

Le parcours peut être interne à une mention ou à une spécialité et correspond au choix des unités d’enseignement que fait un étudiant au sein de la formation (mention ou spécialité). L’intitulé de la spécialité figure sur le diplôme, ce qui n’est pas le cas pour un parcours.

Les dossiers de licence sont présentés par mention : ni les spécialités ni les parcours ne font l’objet d’un dossier propre. Néanmoins, les dossiers de mention doivent décrire les éventuelles spécialités et les parcours (projet pédagogique, indicateurs, équipes pédagogiques, pilotage, lieux de formation, etc.).

Les « compétences additionnelles » sont les compétences apportées, par exemple, par l’enseignement d’une ou plusieurs langues ou par une formation à l’informatique. Les « compétences transversales » sont un ensemble d’aptitudes importantes pour l’insertion professionnelle ou les poursuites d’études, par exemple : capacité de rédaction ou de synthèse, expression orale, recherche documentaire, travail en équipe, communication. Pour chaque mention, les experts évaluent si une démarche visant à l’acquisition ou au développement de ces compétences est mise en place, soit au sein d’unités d’enseignement (UE) disciplinaires, soit par des enseignements spécifiques.

Un portail est une mutualisation partielle ou totale de plusieurs mentions durant un semestre, une année, voire sur une durée plus longue. Au sein de ce portail, les étudiants ont toute liberté pour choisir les options ou les jeux d’options qu’ils souhaitent. A l’issue de la période du portail, les étudiants peuvent s’inscrire dans toute mention concernée par la mutualisation, ce qui facilite l’orientation des primo-entrants.

L'orientation active est une démarche de conseil et d'accompagnement des lycéens par les universités et d’autres établissements d’enseignement supérieur, qui consiste principalement à organiser des rencontres entre les futurs étudiants et des enseignants, des enseignants-chercheurs ou des chercheurs.

Une mention est une formation conçue sur deux ans (M1 et M2). Elle est composée de spécialités cohérentes entre elles présentant une mutualisation (ex. : pilotage commun, unités d’enseignement communes) et doit permettre une orientation progressive des étudiants.

La spécialité permet de valoriser les particularités du diplôme, la finalité professionnelle ou de recherche, les compétences ou les métiers concernés. Elle exprime notamment l’originalité d’une formation. Son intitulé doit respecter la cohérence et l’identité de la mention à laquelle elle appartient.

Le parcours peut être interne à une mention ou à une spécialité et correspond au choix des unités d’enseignement que fait un étudiant au sein de la formation (mention ou spécialité). L’intitulé de la spécialité figure sur le diplôme, ce qui n’est pas le cas pour un parcours.

Le dossier de master doit être déposé par mention (cf. le document « Plan de dossier »). Cependant, le dossier doit présenter chacune des spécialités. Les parcours doivent être décrits, le cas échéant, au sein des spécialités ou des mentions.

Le dossier de master est évalué à la fois au niveau de la mention et des spécialités. Les parcours sont pris en compte, mais ne font pas l’objet d’une évaluation spécifique.

Les « compétences additionnelles » sont les compétences apportées, par exemple, par l’enseignement d’une ou plusieurs langues ou par une formation à l’informatique. Les « compétences transversales » sont un ensemble d’aptitudes importantes pour l’insertion professionnelle ou les poursuites d’études, par exemple : capacité de rédaction ou de synthèse, expression orale, recherche documentaire, travail en équipe, communication. Pour chaque mention, les experts évaluent si une démarche visant à l’acquisition ou au développement de ces compétences est mise en place, soit au sein d’unités d’enseignement (UE) disciplinaires, soit par des enseignements spécifiques.

OUI, la formation doit être adossée à des équipes de recherche reconnues, même si l’importance relative de cet adossement est fonction de la finalité de la mention et de ses spécialités (recherche, professionnelle, indifférenciée). Elle doit toujours comprendre une formation par la recherche, même si sa finalité est professionnelle.

OUI, afin d’assurer une insertion professionnelle satisfaisante des diplômés ; elle est indispensable pour les mentions/spécialités à finalité professionnelle ou indifférenciée et très souhaitable pour les mentions/spécialités à finalité recherche.

Elle est nécessaire pour les spécialités à finalité professionnelle ou indifférenciée, et souhaitable pour les spécialités à finalité recherche.

OUI. Il importe de préciser, pour chaque spécialité, toutes les co-habilitations ainsi que l’établissement "déposant" (un seul établissement se charge de déposer le dossier).

OUI, le dossier de la spécialité doit apparaître dans chaque mention concernée et préciser toutes les autres mentions auxquelles cette spécialité est rattachée. La spécialité doit avoir le même intitulé dans toutes les mentions.

Dans le cas de mentions co-habilitées, un seul établissement se charge de déposer le dossier, en tant qu’établissement "déposant". Le choix de l’établissement "déposant" relève d’un consensus entre les établissements concernés.

OUI, le diplôme (mention ou spécialité) est habilité sous le même intitulé pour tous les établissements.

La mention est uniquement évaluée dans le cadre de la vague de contractualisation dans laquelle l’établissement dit "déposant" s’inscrit (cf. question n°11). L’établissement "déposant" se charge de déposer le dossier de la mention. Les autres établissements co-habilités doivent (sans constituer de dossier de la mention) :

- Faire figurer la mention dans l’offre de formation globale de leur établissement ;

- Y indiquer le nom de l’établissement « déposant » et préciser la date d’habilitation de la mention.

La spécialité est évaluée dans le cadre de la vague de contractualisation dans laquelle l’établissement dit "déposant" s’inscrit (cf. question n°11). L’établissement "déposant" se charge de déposer le dossier de la spécialité, au sein de la mention à laquelle elle est rattachée (avec le tableau des indicateurs incluant les données relatives à l’ensemble des établissements co-habilités).

Les autres établissements co-habilités, y compris ceux appartenant à des vagues de contractualisation différentes de celle de l’établissement « déposant », doivent transmettre un dossier complet de cette spécialité, copie de celui transmis par l’établissement "déposant" (avec le tableau des indicateurs incluant les données relatives à l’ensemble des établissements co-habilités), dans le dossier de la mention concernée.

OUI : toute école doctorale doit s’appuyer sur un conseil dont la constitution doit être conforme à l’Arrêté d’août 2006 (article 12). Ce texte dispose que « Le conseil comprend de douze à vingt-six membres. La moitié de ses membres sont des représentants des établissements, des unités ou équipes de recherche concernées dont un représentant des personnels ingénieurs, administratifs, techniciens, ouvriers et de service. L'autre moitié est composée, à hauteur de 20 % du total des membres du conseil, arrondi s'il y a lieu à l'unité inférieure, de doctorants appartenant à l'école doctorale élus par leurs pairs ; elle est complétée par des membres extérieurs à l'école doctorale choisis, à parts égales, parmi les personnalités françaises et étrangères compétentes, dans les domaines scientifiques d'une part, et dans les secteurs industriels et socio-économiques concernés d'autre part ».

OUI : chaque école doctorale doit fournir l’analyse détaillée de ses résultats pour le contrat en cours. En cas de regroupement même partiel, le bilan pourra à la fois porter sur l’effectif global et sur la portion des doctorants concernée par la fusion. En revanche, un seul projet sera déposé.

OUI. Conformément à l’arrêté d’août 2006, une unité de recherche est dans la nette majorité des cas rattachée à une seule école doctorale.

Toutefois, si sa taille le permet et si l'étendue de son spectre scientifique le justifie, les équipes qui la composent (et donc l’unité de recherche) peuvent être réparties entre plusieurs écoles doctorales.

A titre exceptionnel, une équipe de recherche appartenant à une école doctorale (et donc l'unité de recherche dont elle fait partie) peut également être rattachée à une seconde école doctorale, notamment pour assurer le développement d'approches thématiques pluridisciplinaires à vocation professionnelle.

Compte tenu notamment du mode de nomination du directeur (par le chef d’établissement après avis du Conseil scientifique), il s’agit d’une évolution majeure qui justifie que le dossier soit déposé sous le label « renouvellement avec modification ».

La nature de l’insertion professionnelle doit être précisée de la même façon pour l’ensemble des docteurs, par exemple : enseignant-chercheur, chargé de recherche, contrat post-doctoral, enseignement secondaire, contrat à durée déterminé ou indéterminée dans le secteur privé, profession libérale, demandeur d’emploi. Le simple retour dans son pays d’origine est une donnée insuffisante.